Frequently Asked Question

Paso 1:
Cargar Solicitud Compra: El sector que solicita la compra carga la solicitud de Compras ingresando en el campo “Número” el número de la solicitud. En la pestaña “Detalle Ítems” cargar los datos de los ítems a comprar con sus precios estimados. Luego cargar la imputación con el botón “Imputación”.
Cambiar el estado de la solicitud a “Autorizar Gasto” con el botón “Cambiar Estado” presente en la misma solicitud de compra.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS ir a Compras - Solicitudes de Compra).

Paso 2:
Solicitud de Compra, estado “Autorizar Gasto”: En este paso la solicitud se encuentra en el estado “Autorizar Gasto”. En la bandeja de entrada del sector encargado de la autorización, seleccionar la solicitud correspondiente con un click y presionar el botón “Ver Comprobante”. En el campo “Tipo Compra” seleccionar el tipo de compra. Pasar la solicitud al estado “Generar Pedido” con el botón “Cambiar Estado” presente en la misma solicitud de compra.

Paso 3:
Solicitud de Compra, estado “Generar Pedido”: En este paso la solicitud se encuentra en el estado “Generar Pedido”, el cual es el último estado de la Solicitud de Compra.

Paso 4:
Preventivo: Una vez que la solicitud se encuentra en el estado “Generar Pedido”, el preventivo se realiza de forma automática..

Paso 5:
Confeccionar Expediente: Una vez que llega la solicitud de compra del paso 1, la mesa de entrada confecciona el expediente para la compra.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS / ADMINISTRACION ir a Expedientes - Expedientes).

Paso 6:
Cargar Pedido Cotización/Confeccionar Pliego: Una vez que la solicitud pasa al estado “Generar Pedido” se carga el pedido de cotización.
En el campo “ID Solicitud” seleccionar la solicitud realizada en el paso 1.
Luego se cambia el estado a “Autorizar Pliego”, con el botón “Cambiar estado” dentro de la pestaña “Encabezado”.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS ir a Compras – Pedidos de Cotización)

Paso 7:
Pedido de Cotización, estado “Autorizar Pliego”: En la bandeja de entrada del Sector de Administración, seleccionar el pedido de cotización correspondiente con un clic y presionar el botón “Ver comprobante”. Cambiar el estado a “Publicar/Invitar”, con el botón “Cambiar estado” dentro de la pestaña “Encabezado”. (Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS ir a Compras – Pedidos de Cotización)

Paso 8:
Pedido de Cotización, estado “Publicar/Invitar”: En la bandeja de entrada del sector Compras, seleccionar el pedido correspondiente con un click y presionar el botón “Ver Comprobante”.
En el formulario de pedido de cotización, dentro de la pestaña “Prov. Invitados” se cargan los proveedores invitados.
Se cambia el estado a “Realizar Apertura”, con el botón “Cambiar estado” dentro de la pestaña “Encabezado”.

Paso 9:
Pedido de Cotización, estado “Realizar Apertura”: En la pestaña “Prov. Presentados” del Pedido de Cotización, seleccionar los proveedores con sus cotizaciones. Con el botón cotizar, seleccionar el/los artículo/s e ingresar el precio.Se cambia el estado a “Preadjudicar”, con el botón “Cambiar estado” dentro de la pestaña “Encabezado”.

Paso 10:
Pedido de Cotización, estado “Preadjudicar”: Ingresar en la pestaña “Prov. Preadjudicados” del pedido de Cotización y seleccionar el/los ítems y el proveedor al cual se le pre adjudica.Se cambia el estado a “Adjudicar”, con el botón “Cambiar estado” dentro de la pestaña “Encabezado”.

Paso 11:
Pedido de Cotización, estado Adjudicar: En la bandeja de entrada del sector Compras, seleccionar el pedido correspondiente con un click y presionar el botón “Ver Comprobante”.Se cambia el estado a “Adjudicar”, con el botón “Cambiar estado” dentro de la pestaña “Encabezado”.

Paso 12:
Pedido de Cotización, estado Compra Adjudicada: En la bandeja de entrada del sector de Administración, seleccionar el pedido correspondiente con un click y presionar el botón “Ver Comprobante”.
Se cambia el estado a “Compra Adjudicada”, con el botón “Cambiar estado” dentro de la pestaña “Encabezado”.

Paso 13:
Ajuste de Preventivo: Dependiendo del valor final de la compra el sistema realizará un ajuste de preventivo automático.

Paso 14:
Orden Compra: Se carga la orden de compra ingresando en el campo “Número” el número de la orden de compra. Seleccionar en el campo “ID Compra” el pedido de cotización del paso 6. En el campo “Id Proveedor” seleccionar el proveedor. En la pestaña detalle de ítems seleccionar cada uno de los ítems del pedido de cotización y cambiar el estado de la orden a “Comprometer Crédito” con el botón “Cambiar Estado”
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS ir a Compras –Ordenes de Compra).

Paso 15:
Orden de Compra, estado Comprometer Crédito: En la bandeja de entrada del sector Contaduría, seleccionar la orden correspondiente con un click y presionar el botón “Ver Comprobante”.
Dentro del formulario de orden de compra se cambia el estado a “Recepcionar” con el botón “Cambiar Estado”.

Paso 16:
Orden de Compra, estado Recepcionar: Este es el último estado de la Orden de Compra. Una vez que se realice la recepción de la compra, el estado de la Orden de Compra pasará automáticamente a “Entregada”.

Paso 17
Compromiso: Si la compra pasó al estado “Recepcionar”, el sistema realizará el compromiso de forma automática.

Paso 18:
Recepción Compra: Registrar la recepción de la compra seleccionando en el campo “ID Orden”, la orden realizada en el paso 10. En la pestaña “Detalle Ítems” seleccionar los ítems recepcionados. Cambiar el estado de la Recepción de la Compra a “Recibido” con el botón “Cambiar Estado”.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS ir a Compras –Recepciones de Compras).

Paso 19
Recepción Compra, estado Recibido: El sector autorizado deberá cambiar el estado de la Recepción de la Compra a “Aprobada” con el botón “Cambiar Estado”.

Paso 20:
Recepción Compra, estado Aprobada: Este es el último estado de la Recepción de la compra. Esto habilita a cargar la Factura de Compra.

Paso 21:
Factura Compra: Se carga y se confirma la factura de compra.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Facturas Compras).

Paso 22:
Devengado Gasto: Se carga un devengado con “Cod. Tipo Comp.” de tipo “FACCOM”. Indicando en ID Factura, la factura de compra.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Devengados Gastos).

Paso 23:
Orden Pago: Se carga una orden de pago con “Tipo Orden Pago” de tipo “CGPREC”. Indicando en la pestaña “Comp. Gasto” el devengado realizado en el paso anterior. En caso de existir saldo a favor en la cuenta del proveedor, se lo puede aplicar a esta orden en la pestaña “Pagos a Aplicar”.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Ordenes Pago).

Paso 24:
Recibo Pago: Generar y aprobar el recibo de pago indicando la orden de pago realizada en el paso anterior en la pestaña “Ordenes Pago”.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Recibos Pago).