Frequently Asked Question

Paso 1:
Caja Chica: Crear una caja chica con su unidad ejecutora y su auxiliar “Cajas Chicas” en el campo “Auxiliar”.
(Este paso se realiza a principio de año y por única vez).
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Referencias – Cajas Chicas).

Paso 2:
Apertura y/o Ampliación.: Existen 2 casos en los cuales se requiere ejecutar estas tareas:
Apertura de caja chica (se realiza una única vez), seleccionando en el campo “Tipo Comprobante” el tipo “APE”. Ampliación de caja chica, se debe seleccionar el tipo “AMP” en el campo “Tipo Comprobante”.
Para cualquier caso, seleccionar la caja chica correspondiente en el campo “Caja Chica”.
Indicar el importe (el importe que se desea ampliar)
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Comprobantes Cajas Chicas).

Paso 3:
Orden Pago Ext.: Colocar en el campo “Tipo Orden Pago” el tipo “REPCCH”. En el campo “Nro. Cta. Cte” seleccionar la cuenta corriente correspondiente. En el campo “ID Comp. Caja Chica” seleccionar el comprobante de caja chica, de ampliación, apertura o reposición según corresponda.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Ordenes Pago).

Paso 4:
Recibo Pago Ext.: Colocar en el campo “Cod. Tipo Recibo” el tipo “PECACH”. En el campo “Nro. Cuenta Cte.” seleccionar la cuenta corriente correspondiente, la misma que en el paso anterior.
En la pestaña “Ordenes Pago” indicar la orden de pago correspondiente (paso 3). Y en la pestaña “Formas de Pago” seleccionar la forma de pago.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Recibos Pago).

Paso 5:
Rendición Con Factura?:

• Si las rendiciones son sin facturas, ir al paso 6.
• Si las rendiciones son con facturas, ir al paso 7.

Paso 6:
Facturas Compras: Se cargan las facturas de las compras pagadas con caja chica. Indicar en el campo “Cod. Forma Pago” la forma de pago “Pago Contado”.
Indicar el tipo de Factura que corresponda.
Indicar el proveedor al que le corresponde la factura.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos – Facturas Compras). Continúa en el paso 8

Paso 7:
Devengado Gasto (Sin Factura):
Si no se cargan las facturas se debe realizar un solo devengado por el total, indicando en el campo “Cod. Tipo Comp.” el tipo “RECCSI”.
En el campo “Nro. Cta. Cte.” indicar la cuenta corriente creada a tal fin (puede ser “Proveedor Gral.”).
En la pestaña “Detalle” se deberán cargar partidas e imputaciones.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Devengados Gastos).

Paso 8:
Cierre?:

• Si es una rendición de cierre, ir al paso 9.
• Caso contrario es una rendición normal, ir al paso 14.

Paso 9:
Con factura?

• Si la rendición de cierre es sin facturas, ir al paso 10.
• Si la rendición de cierre es con facturas, ir al paso 13.

Paso 10:
Devolución Total en Efectivo?

• Si no se hace la devolución del TOTAL en efectivo, ir al paso 11.
• Si se devuelve el total en efectivo, ir al paso 12.

Paso 11:
Devengado de Gastos (Sin Factura):
Se debe realizar un solo devengado por el total a rendir, indicando en el campo “Cod. Tipo Comp.” el tipo “RECCSI”.
En el campo “Nro. Cta. Cte.” indicar la cuenta corriente creada a tal fin (puede ser “Proveedor Gral.”).
En la pestaña “Detalle” se deberán cargar las imputaciones que correspondan.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Devengados Gastos).

Paso 12:
Recibo Cobro Ext.: Ingresar el recibo de cobro de tipo “CECH” en el campo “Tipo Recibo”. Seleccionar la cuenta corriente de la caja chica a la cual se le va a realizar el cierre, en el campo “Cuenta Corriente”.
Y en la pestaña “Forma de Cobro” indicar la forma de cobro y el importe.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Recursos –Recibos Cobro).
Continúa en el paso 17.

Paso 13:
Saldo en Efectivo?
Si resta un saldo en efectivo, ir al paso 12.
Sino, continuar en el siguiente paso.

Paso 14:
Rendición caja chica: Seleccionar la caja chica a la cual se le hace la rendición en el campo “ID Caja Chica”. En el campo “Cod. Tipo Rendición” seleccionar si es una rendición normal (“NOR”), ó de cierre (“CIE”).
Cuando la rendición es normal, en la pestaña “Devengados Gastos” seleccionar los comprobantes de gastos creados en el paso 7. En la pestaña “Facturas” seleccionar las facturas creadas en el paso 6. Tener en cuenta que se pueden cargar solo devengados, solo facturas, o ambos comprobantes en una rendición, y que las facturas que se carguen no deben estar devengadas, ya que el devengado se generará de manera automática.
Si la rendición es de cierre y existe una devolución en efectivo, en el campo “ID Recibo Cobro” indicar el recibo de cobro extrapresupuestario (creado en el paso 12).
Si la rendición es de cierre, el proceso FINALIZA AQUÍ.
(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Rendiciones Cajas Chicas).

Paso 15:
Devengado/s de gasto Automático/s: Cuando se aprueba una rendición normal, se generarán tantos devengados de gastos como facturas se hayan seleccionado en la pestaña “Facturas” de la rendición.

Paso 16:
Comprobante de Reposición Automático: Este comprobante se genera de forma automática cuando se aprueba una rendición normal. Tener en cuenta que este comprobante es el que se debe seleccionar al momento de hacer la Orden y el Recibo de Pago para la reposición. Es decir, se continúa en el paso 3.