Frequently Asked Question

Paso 1:

• Cargar Solicitud Compra: El sector que solicita el contrato carga la solicitud de Compras ingresando en el campo “Número” el número de la solicitud. En la pestaña “Detalle Ítems” cargar los datos del contrato, su duración y su costo estimado por mes. Luego cargar la imputación con el botón “Imputación”.

Cambiar el estado de la solicitud a “Autorizar Gasto” con el botón “Cambiar Estado” presente en la misma solicitud de compra.

(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS ir a Compras - Solicitudes de Compra).
Paso 2:

• Solicitud de Compra, estado “Autorizar Gasto”: En este paso la solicitud se encuentra en el estado “Autorizar Gasto”. En la bandeja de entrada del sector encargado de la autorización, seleccionar la solicitud correspondiente con un click y presionar el botón “Ver Comprobante”. En el campo “Tipo Compra” seleccionar el tipo de compra “Contrato”. Pasar la solicitud al estado “Generar Pedido” con el botón “Cambiar Estado” presente en la misma solicitud de compra.

Paso 3:

• Solicitud de Compra, estado “Generar Pedido”: En este paso la solicitud se encuentra en el estado “Generar Pedido”, el cual es el último estado de la Solicitud de Compra. La Solicitud pasará al estado “Pedido Generado” automáticamente, una vez que el Pedido de Cotización sea ingresado.

Paso 4:

• Preventivo: Una vez que la solicitud se encuentra en el estado “Generar Pedido”, el preventivo se realiza de forma automática.

Paso 5:

• Confeccionar Expediente: Una vez que llega la solicitud de compra del paso 1,la mesa de entrada confecciona el expediente para la compra.

(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS / ADMINISTRACION ir a Expedientes - Expedientes).

Paso 6:

• Pedido Cotización: Una vez que la solicitud pasa al estado “Generar Pedido” se carga el pedido de cotización.

En el campo “ID Solicitud” seleccionar la solicitud realizada en el paso 1.

Luego se cambia el estado a “Invitar/Adjudicar”, con el botón “Cambiar estado”dentro de la pestaña “Encabezado”.

(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS ir a Compras – Pedidos de Cotización)

Paso 7:

• Pedido Cotización, estado Invitar / Adjudicar: En la bandeja de entrada del sector Compras, seleccionar el pedido correspondiente con un click y presionar el botón “Ver Comprobante”.

En el formulario de pedido de cotización, dentro de la pestaña “Prov. Invitados” se carga el proveedor.

En la pestaña “Prov. Presentados” del Pedido de Cotización, seleccionar el proveedor con sus cotizaciones. Con el botón cotizar, seleccionar el/los articulo/s e ingresar el precio.

En la pestaña “Prov. Preadjudicados” del pedido de Cotización, seleccionar el/los ítems y el proveedor adjudicado.

Luego se cambia el estado a “Compra Adjudicada”, con el botón “Cambiar estado”dentro de la pestaña “Encabezado”.

(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS ir a Compras – Pedidos de Cotización)

Paso 8:

• Pedido de Cotización, estado Compra Adjudicada: Este es el último estado del Pedido de Cotización..

Paso 9:

• Ajuste de Preventivo: Si el pedido de cotización se encuentra en estado “Compra Adjudicada” y dependiendo del valor final de la compra el sistema realizará un ajuste de preventivo automático.

Paso 10:

• Orden Compra: Se carga la orden de compra ingresando en el campo “Numero” el número de la orden de compra. Seleccionar en el campo “ID Compra” la compra correspondiente. En el campo “Id Proveedor” seleccionar el proveedor. Indicar en el campo “Tipo Compra” Contrato. Cambiar el estado de la orden a “Comprometer Crédito” con el botón “Cambiar Estado”.

(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS ir a Compras –Ordenes de Compra).

Paso 11:

• Orden de Compra, estado Comprometer Crédito: Si el sector correspondiente aprueba la compra, cambia el estado de la orden a “Recepcionar” con el botón “Cambiar Estado”.

Paso 12:

• Orden de Compra, estado Recepcionar: Este es el último estado de la Orden de Compra. Una vez que se realice la recepción de la compra, el estado de la Orden de Compra pasará automáticamente a “Entregada”. La Orden de Compra no necesita imprimirse para este proceso.

Paso 13:

• Compromiso: Si la compra pasó al estado “Recepcionar”, el sistema realizará el compromiso de forma automática.

Paso 14:

• Recepción Compra: El sector correspondiente deberá registrar la recepción mensual del contrato, seleccionando en el campo “ID Orden”, la orden realizada en el paso 10. En la pestaña “Detalle Ítems” seleccionar los ítems recepcionados. Cambiar el estado de la Recepción de la Compra a “Recibido” con el botón “Cambiar Estado”.

(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de COMPRAS ir a Compras –Recepciones de Compras).

Paso 15:

• Recepción Compra, estado Recibido: El sector autorizado deberá cambiar el estado de la Recepción de la Compra a “Aprobada” con el botón “Cambiar Estado”.

Paso 16:

• Cargar Factura Compra: Se carga y se confirma la factura del mes del contrato indicando tipo de factura, forma de pago, proveedor y número de factura. En la pestaña “Detalle” indicar el/los ítems con sus cantidades e importe neto. Se puede utilizar el botón cargar detalle, si la factura coincide con lo que se ingreso en la recepción.

(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Facturas Compras).

Paso 17:

• Recepción Compra, estado Aprobada: Este es el último estado de la Recepción de la compra. Esto habilita a poder realizar el devengado.

Paso 18:

• Devengado Gasto: Se carga un devengado parcial con “Cod. Tipo Comp.” de tipo “FACCOM”. En el campo “Nro. Cta. Cte” seleccionar la cuenta corriente del proveedor. Seleccionar en el campo “ID Factura”, la factura de compra creada en el paso anterior. En el campo “ID Compromiso” seleccionar el compromiso que se generó de forma automática en el paso 13.

En la pestaña “Detalle” cargar las imputaciones presupuestarias con su importe.

Luego de cargar todos los datos, se deberá aprobar el devengado con el botón “Aprobar” en el mismo formulario.

Esto se puede realizar con el botón devengar que se encuentra en la factura de compra. Hay que indicar el tipo de devengado “FACCOM”, y el compromiso que se realizo automáticamente en la Orden de Compra.

(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Devengados Gastos).

Paso 19:

• Orden Pago: Se carga una orden de pago de tipo “CGPREC” en el campo “Tipo Orden Pago”. Indicar en la pestaña “Comp. Gasto” el devengado realizado en el paso anterior. En caso de existir saldo a favor en la cuenta del proveedor, se lo puede aplicar a esta orden en la pestaña “Pagos a Aplicar”.

En la pestaña “Beneficiarios” indicar el proveedor y el importe.

Luego de cargar todos los datos, se deberá aprobar la orden con el botón “Aprobar” en el mismo formulario.

(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Ordenes Pago).

Paso 20:

• Recibo Pago: Generar y aprobar el recibo de pago indicando en el campo “Cod. Tipo Recibo” el tipo “PPGACP”. Seleccionar la cuenta corriente del proveedor en el campo “Nro. Cuenta Cte.”.

En la pestaña “Ordenes Pago” seleccionar la orden de pago realizada en el paso anterior.

En la pestaña “Formas de Pago” cargar la forma de pago, el beneficiario, y el importe nominal.

Luego de cargar todos los datos, se deberá aprobar el recibo con el botón “Aprobar” en el mismo formulario.

(Para ingresar a este formulario: Dentro del subsistema de ADMINISTRACIÓN, ir a Gastos –Recibos Pago).